AKTEN-KUNDIG IM MARKT IGENSDORF

Alte Daten digitalisiert

Urkunden zu Geburten, Eheschließungen oder Sterbefällen ausdem Jahr 1876 als PDF-Datei – wo gibt‘s denn sowas? Das Standesamt im Markt Igensdorf verfügt über solche
Dokumente.
Im dortigen Rathaus war Stephanie Widmer vom Digitalisierungs-Dienstleister GTSK Anfang 2023 damit befasst,
archivierte Papierunterlagen zu digitalisieren. Hierzu hat die
GTSK eine Scanstation angeliefert und installiert, wie sie auch im
bayerischen
Staatsarchiv eingesetzt wird.

Aktuelle Beurkundungen werden im Standesamt Igensdorf seit mehr als zehn Jahren im zentralen elektronischen Personenstandsregister auf einem Server der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) erfasst. Auf alte und „uralte“ Dokumente wird bisher bei Bedarf oder bei Anfragen auf die Akten im Stahlschrank des Standesamtes zurückgegriffen, wo die Urkunds- und Archivbücher vor Ort lagern.

Diese sind aber gleich in zweierlei Hinsicht sensibel, wie Geschäftsleiter Michael Pfundt erläutert: "Die Personenstandsdaten unterliegen natürlich einem besonderen Datenschutz und werden gut gesichert im feuerfesten Tresor aufbewahrt, um unbefugten Zugriff jederzeit zu verhindern. Aber auch die Alterung der Papierdokumente, die zum Teil bis in die 1870er Jahre zurückreichen, erfordert eine besonders vorsichtige Behandlung. Jetzt werden diese wertvollen Stücke gemeindlicher Erinnerung zusätzlich digital gesichert und erfasst".

Sensible Urkunden für die ­Zukunft gesichert

Dadurch wird den Standesbeamten nicht nur der schnellere Zugriff auf die Daten direkt vom PC-Arbeitsplatz ermöglicht. Auch vor Notfällen wie Brand- oder Wasserschaden werden die Zeugnisse des gemeindlichen Lebens zusätzlich geschützt. So sind für die Zukunft die Personenstandsdaten der letzten 150 Jahre der Marktgemeinde (ab 1972) sowie der Altgemeinden Igensdorf, Pettensiedel, Rüsselbach, Stöckach, Dachstadt und Pommer (bis 1972) gesichert.
Seit Einführung der staatlichen Personenstandsregistrierung 1876 erfolgt die Beurkundung der Geburten, Eheschließungen und Sterbefälle nicht mehr durch kirchliche Stellen, sondern ausschließlich durch staatlich bestellte Standesbeamte.

In Bücher gebundene Sitzungsniederschriften

Die Erfassung der Personenstandsdaten aus dem Standesamt ist bereits abgeschlossen. Auch die Beschlussbücher mit den Sitzungsniederschriften des Gemeinderates ab 1972 bis 2002 waren bis Mitte Januar digitalisiert. Ab 2002 liegen diese Dokumente ohnehin auch digital vor. Anschließend waren die Beschlussbücher der Zweckverbände an der Reihe.

Damit sind auch diese Unterlagen nicht nur zusätzlich gesichert, sondern können als PDF-Datei auch per elektronischer Suchfunktion nach Stichworten durchforstet werden. So wird das Nachschlagen nach älteren Informationen oder Plänen für die Verwaltung um ein Vielfaches einfacher und schneller, freut sich Hella Ziefer, zuständig für Öffentlichkeitsarbeit und Sitzungsdienst bei der Gemeinde.

Schnelle und schonende Scan-Technik

Die besonders schonende Technik des Buchscanners wird unter anderem auch im bayerischen Staatsarchiv eingesetzt. Die Buchwippe vermeidet das komplette Aufklappen und damit die Beschädigung der alten Klebebindungen. Die Größe und Lage der Seiten wird per Laser erfasst, so dass der Spezialscanner vom Falz bis 2 Millimeter vom Papierrand alles erfasst und elektronisch ins richtige Format bringt. So gehen auch die bei solchen Büchern üblichen Randnotizen nicht verloren.
Einlegen, umblättern, die oft durchscheinenden Seiten mit schwarzem Papier hinterlegen und für jede Doppelseite die Glasplatte absenken ist die Aufgabe von Stephanie Widmer. Sie hat die Scan­station im Rathaus installiert und sorgt auch für die Erfassung der Scandaten am PC-Monitor.

Kein Dokument verlässt das Gebäude

Dafür ist die Fachfrau aus Pfaffenhofen bereits seit vier Wochen in Igensdorf. Für die Digitalisierung verlassen die Archivalien nicht das Haus, der Geschäftsbetrieb läuft störungsfrei weiter. Die Dokumente werden in enger Abstimmung von Rathausmitarbeitern der Reihe nach bereitgestellt und gleich wieder eingelagert.

"Daten sind die neue Währung" mahnt Stephanie Widmer: Beim rechtssicheren Dokumentenscannen haben Datenschutz und Datensicherheit höchste Priorität. Daher erledigt sie ihre komplette Arbeit im Rathaus. Sogar ihr privates Mobiltelefon muss „draußenbleiben“ – während der Arbeit hat sie nur ein älteres Modell ohne Fotokamera und Internetzugang bei sich. Voraussetzung für ihre Tätigkeit ist sogar ein polizeiliches Führungszeugnis. Die gescannten Daten werden nach der abschließenden Aufbereitung und Übergabe von sämtlichen Geräten des Dienstleisters vertragsgemäß unter Aufsicht gelöscht.

In Igensdorf gäbe es nach Personenstandsregister und Beschlussbüchern noch weitere Aktenbestände zu digitalisieren, aber diese Zukunftsinvestition ist auch eine Kostenfrage und soll zu einem späteren Zeitpunkt angegangen werden. Wenn die Sitzungsniederschriften zwischen 1972 und 2002 erledigt sind, wird die Scan­station abgebaut und Stephanie Widmer widmet sich den Akten in einem anderen Rathaus oder Unternehmen.

Kommunen ­digitalisieren Schritt für Schritt

Im Markt Eckental liegen die Sitzungsprotokolle ab 2002 digital vor, eine Digitalisierung der älteren Protokolle in Papierform ist derzeit nicht geplant. Aus dem Personenstandsregister werden bisher nur bei Bedarf Auszüge gescannt und gespeichert. Hier gibt es aber gesetzlich geregelten Handlungsbedarf, dem man selbstverständlich nachkommt, erläutert Hauptamtsleiterin Birgit Lobenhofer. Eher historisch als verwaltungstechnisch ist die Arbeit von Archivarin Claudia Huber: Unterstützt von einem ehrenamtlichen Archivkreis hat sie ganz alte Akten aus der früheren Gemeinde Forth bis 1945 in einem digitalen Fundbuch aufbereitet. Aktuell ist die ehemals selbstständige Gemeinde Büg an der Reihe.

Auch im Heroldsberger Rathaus werden Auszüge aus dem Personenstandsregister bisher noch fallbezogen nachdigitalisiert. Noch in diesem Jahr sollen aber alle Bestände erfasst werden, dafür gibt es auch eine gesetzliche Grundlage, so Bürgermeister Jan König. Die Sitzungsbücher bis 2011 liegen in gebundener Form vor. Wann man deren Digitalisierung angehe, sei angesichts klammer Kassen derzeit nicht abzusehen. Wo Handlungsbedarf notwendig und leistbar erscheint, kümmert sich Schritt für Schritt das eigene Personal darum, ergänzt Geschäftsleiter Jürgen Wachter. Bei der aktuellen Verwaltungsarbeit hat die Gemeinde das Angebot digitaler Online-Formulare stetig ausgebaut und vor Kurzem erweitert.

Auch in Kalchreuth sieht man sich mit der aktuell geforderten Digitalisierung wie Bürgerserviceportal, Bauleitplanung oder funktionierende Systeme in der Schule gut aufgestellt, aber auch ausgelastet, erklärt Geschäftsleiterin Beate Tichatschek-Kult. An die freiwillige Aufarbeitung alter Archive will man sich erst machen, wenn anstehende Pflichtaufgaben mehr Spielraum lassen.